Empezar a planear

Le ofrecemos esta lista de tareas para que no olvide ningún detalle en la planificación de inigualables eventos, grupos y convenciones. Si requiere ayuda para definir el mejor destino para su evento, no se preocupe, nuestros expertos lo atenderán.

1. Establecer objetivos: ¿Cuál es mi meta? ¿Quiénes son los asistentes? ¿Qué quiero comunicar?
2. Basándose en sus objetivos, piense en posibles destinos y tipos de hoteles (boutique, express, legendario, temático). Considere el entorno, los servicios y la ubicación. Piense en las ventajas y desventajas: por ejemplo, un hotel express puede ser conveniente, pero un hotel boutique podría tener un ambiente más acogedor.
3. Logística del evento. Reúna datos como fechas y habitaciones, salas para reuniones y necesidades de banquete.
4. Elabore una solicitud de requerimientos donde se establezcan sus necesidades y envíela a los posibles hoteles donde se llevará a cabo su evento. Hoteles Misión puede ayudarle a identificar los lugares más adecuados dependiendo sus necesidades.
5. Nuestros expertos se comunicarán con usted para ofrecerle los diversos planes y propuestas para llevar a cabo su evento. Una vez que tenga esta información podrá restablecer su presupuesto y recortar su lista de posibles hoteles.
6. Defina una lista de hoteles. Asegúrese de que cada hotel cumpla con sus necesidades y la de todos los asistentes.
7. Analice la oferta de cada hotel y si es posible inspeccione el lugar, así será mas sencillo tomar su decisión final.
8. Después de elegir el hotel, firme un contrato y reserve las habitaciones necesarias para sus invitados.
9. Organice un plan para promocionar su evento y enviar invitaciones a los asistentes.
10. Incluya en la inscripción de sus asistentes requisitos particulares como habitaciones con características especiales, restricciones en la dieta, etc.
11. Establezca una reunión donde los presentadores y anfitriones determinen el equipo necesario como proyectores, micrófonos, rotafolios y pizarras blancas.
12. Escoja el menú final del servicio de banquetes. Nuestros expertos prepararán su pedido para que sea revisado y aprobado.
13. Haga un cita con el gerente del hotel elegido para organizar el evento, reservar el equipo necesario y ajustar detalles que ayudarán a lograr un ambiente ameno, como decoración y música.
14. Los detalles hacen la diferencia. No se olvide de seleccionar obsequios de bienvenida para las personas que asistan a su evento.
15. Esté al pendiente de las reservaciones de sus asistentes. Verifique que las reservaciones se estén haciendo a tiempo y pregunte a nuestros expertos por los recordatorios vía correo electrónico para que sus asistentes tengan presente la fecha del evento.
16. Notifique al hotel el nombre de sus invitados VIP para que adquieran mejoras en habitaciones.
17. Confirme al gerente con tres días de anticipación el número definitivo de asistentes.
18. Un día antes de su evento, haga una reunión con nuestros expertos para resolver los detalles finales.
19. Organice todas las facturas del hotel para hacer un análisis final de costos.

¿Qué tipo de espacio necesito?

Utilice nuestro glosario para entender mejor el lenguaje del diseño de salas para eventos.

Aquí encontrará una guía útil para entender los diferentes tipos de salas y diseños para aprovechar cada espacio al máximo.

Escuela

Filas de mesas con sillas dirigidas hacia el frente, donde generalmente se encuentra el conferencista.

Coctel

Mesas redondas y pequeñas con sillas.

Banquete

Mesas redondas de 6 a 10 personas, la mejor opción para banquetes.

Auditorio

Filas de sillas frente a un escenario o mesa principal.

Herradura

Mesas acomodadas en forma de U con sillas colocadas en la parte externa.